ყოველწლიურად სულ უფრო მცირდება ისეთი კომპანიების რაოდენობა, რომლებიც ქაღალდის დოკუმენტაციასთან მუშაობენ. კომპანიებში ავტომატიზაციის პროცესი სულ უფრო აქტიურად ინერგება. თუ თქვენც მსგავს მოდელზე გადასვლას ფიქრობთ, ეს სტატია მოგცემთ ზოგად მიმართულებას, თუ როგორ უნდა წარმართოთ პროცესი.
რატომ არის საჭირო HR პროცესების ავტომატიზაცია?
აქამდე, HR ავტომატიზაცია მხოლოდ დიდ კომპანიებს სჭირდებოდათ, თუმცა, მას შემდეგ, რაც ორგანიზაციებმა მონაცემების აქტიური შეგროვება და მათი მუშაობაში გამოყენება დაიწყეს, მათ დასამუშავებლად საჭირო გახდა სპეციალური ინსტრუმენტები.
თანამედროვე HR სპეციალისტს ინფორმაციასთან მუშაობა იმაზე ნაკლებად არ უნდა შეეძლოს, ვიდრე ადამიანებთან. მონაცემთა ანალიზი მათ ეხმარება პერსონალის გადინების მიზეზის, ან გარემოსთან შეგუების ახალი თანამშომლების სირთულეების პოვნაში, პერსონალის მომზადების დონის, ტრენინგების საჭიროების შეფასებასა და ა.შ. ამ ინფორმაციის ხელით დამუშავებას კი ძალიან დიდი დრო დასჭირდება. სწორედ ამიტომ, გაცილებით ეფექტურია HR ავტომატიზაცია.
HR სპეციალისტის ამოცანები მოიცავს ვაკანსიებზე თანამშრომელთა შერჩევას, ახალი თანამშრომლების ადაპტაციას, თანამშრომლების მუშაობის შეფასებას, მათ მომზადებას და განვითარებას ისევე, როგორც მათ მოტივაციას და წახალისებას. HR ავტომატიზაცია საშუალებას გაძლევთ განახორციელოთ რამდენიმე რუტინული მოქმედება სპეციალისტის მონაწილეობის გარეშე, ელექტრონული ხელსაწყოების გამოყენებით.
ონლაინ პლატფორმის გამოყენებით HR სპეციალისტს შეუძლია:
- სხვადასხვა პლატფორმაზე რეზიუმეების სწრაფად შეგროვება და დამუშავება;
- შეგროვებული რეზიუმეს მონაცემთა ბაზაში სწორი კანდიდატების მოძიება;
- მათი შერჩევის და მომზადების პროცესის გამარტივება;
- პერსონალის ტესტირება, გუნდის ცოდნისა და უნარების დონის შემოემება შემდგომი ტრენინგის ან საკადრო ცვლილებების დაგეგმვის მიზნით;
- თანამშრომლების მოტივირება კონკურსებისა და პრემიების საშუალებით;
- კომპანიაში მიმდინარე მოვლენების შესახებ სწრაფად ინფორმირება;
- თანამშრომლებთან უკუკავშირი.
HR პროცესის ავტომატიზაციის უპირატესობები:
HR სპეციალისტისთვის მუშაობის ავტომატიზაცია მათ ათავისუფლებთ ერთფეროვანი, რუტინული სამუშაოსა და მონაცემთა ხელით დამუშავებისგან. ეს დამსაქმებლის სამუშაო დროის დაახლოებით 40%-ს დაზოგავს, რაც იმას ნიშნავს, რომ უფრო რთული ამოცანების შესასრულებლად უფრო მეტი დრო გამოთავისუფლება;
გარდა ამისა, პერსონალის შერჩევის, მომზადებისა და დაწინაურების ავტომატიზაცია გამორიცხავს ადამიანურ ფაქტორს. ადამიანური რესურსების სპეციალისტის პირადი მოწონება და არმოსწონება თანამშრომლების შეფასებაზე და მათ კარიერულ პერსპექტივაზე არ აისახება;
ხოლო როდესაც HR სპეციალისტი სხვა სამუშაოზე გადავა, კომპანიას არ გაუჭირდება ახალი თანამშრომლისთვის ინფორმაციის გადაცემა – ყველა მონაცემი ინახება ერთ ადგილას და ხელმისაწვდომია გუნდის ყველა წევრისთვის;
მენეჯერს შეეძლება მიიღოს დეტალური ანგარიშები გუნდის ცოდნისა და უნარების დონის შესახებ. HR ანალიტიკის ავტომატიზაცია საშუალებას გაძლევთ მიიღოთ გადაწყვეტილებები თანამშრომლების დაქირავების, ტრენინგისა და გათავისუფლების შესახებ ზუსტი მონაცემების საფუძველზე მრავალი ცხრილების გამოყენების გარეშე;
მენეჯერს შეეძლება მიიღოს დეტალური ანგარიშები გუნდის წევრების ცოდნისა და უნარების დონის შესახებ. HR ანალიტიკის ავტომატიზაცია საშუალებას გაძლევთ მიიღოთ გადაწყვეტილებები თანამშრომლების დაქირავების, ტრენინგისა და გათავისუფლების შესახებ ზუსტი მონაცემების საფუძველზე.
პარქტიკა აჩვენებს, რომ კომპანიები, რომლებმაც განახორციელეს ავტომატიზაცია, უფრო სწრაფად მოერგნენ ახალ პირობებს. მათ მოქნილად მოახდინეს რესტრუქტურიზაცია, ადვილად გადაიტანეს სამუშაო პროცესები ონლაინში და გადაამზადეს თანამშრომლები. ამრიგად, HR ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია ხელს უწყობს არა მხოლოდ HR სპეციალისტების დროის გამოთავისუფლებას, არამედ კომპანია უფრო მდგრადი ხდება შოკის მიმართ და კრიზისული სიტუაციების დაძლევა ხდება მინიმალური დანაკარგებით.